Agenda em papel, WhatsApp ou agenda online: o que muda

Tem virtudes reais: não custa nada, não precisa de bateria, vê-se a semana inteira de relance e toda a gente sabe usá-la.

Os limites aparecem com o tempo. Só existe num sítio: se estiver em casa, não sabe se tem vaga amanhã. Cada marcação passa por si, ao telefone ou ao balcão. Rasuras e setas acumulam-se, e um café entornado pode levar um mês de marcações. E o papel não lembra ninguém de nada — os lembretes, se existirem, são mensagens que envia à mão, à noite.

É o que a maioria dos clientes prefere, porque já lá estão. Para o negócio, tem um custo escondido: cada marcação é uma pequena negociação. «Tem às 15h?» «Às 15h não, só às 16h30.» «E na sexta?» Três ou quatro mensagens, muitas vezes a meio de um serviço, outras tantas à noite.

Depois há a dispersão: umas marcações chegam pelo WhatsApp, outras pelo Instagram, outras por telefone — e todas têm de ir parar à mesma agenda, à mão. É aí que nascem as marcações duplicadas e as que nunca chegaram a ser apontadas.

Numa agenda online, o cliente vê as horas realmente livres e marca sozinho, a qualquer hora do dia. A marcação cai diretamente na agenda, sem passar por si, e sem que duas pessoas possam ficar com a mesma hora.

Juntam-se os lembretes automáticos, que reduzem as faltas, o link para o cliente remarcar sem ter de ligar, e uma ficha de cada cliente que se constrói sozinha. Pode consultá-la no telemóvel, em qualquer lugar, e toda a equipa vê a mesma agenda.

Também tem limites. Custa uma mensalidade. Tem de ser mantida: uma folga ou umas férias que não estejam bloqueadas na agenda ficam disponíveis para marcação. E há clientes, sobretudo os mais velhos, que vão continuar a preferir ligar — e tudo bem: essas marcações escreve-as o negócio, na mesma agenda.

Faça a conta ao seu caso. Se cada marcação por mensagem lhe leva uns cinco minutos entre perguntas e respostas, e marca quarenta por semana, são mais de três horas por semana a combinar horas — sem contar com os lembretes enviados à mão.

Numa agenda online, a maior parte dessas marcações acontece sem si. O tempo não desaparece todo, mas deixa de ser interrompido a meio de um serviço.

Não é preciso mudar tudo num dia. Passe para a agenda online as marcações que já tem para as próximas semanas, para que os horários não se cruzem. Continue a atender o telefone e o WhatsApp como sempre — a diferença é que agora pode responder com o link.

Depois, divulgue: na biografia do Instagram, no Perfil da Empresa no Google, na mensagem de ausência do WhatsApp, num código QR ao balcão. Diga às clientes habituais, na próxima visita, que já podem marcar sozinhas. Em poucas semanas, a maior parte das marcações passa a chegar pela página.

O Milu é uma agenda online pensada para pequenos negócios de serviços em Portugal. Os clientes marcam pela sua página, sem criar conta e sem instalar nada; recebem lembretes por SMS e email e remarcam sozinhos. As marcações que chegam por telefone escreve-as na mesma agenda, e cada pessoa da equipa tem o seu horário e os seus serviços. Pode experimentar durante 14 dias sem pagar nada.