Como gerir a agenda de uma equipa sem a confusão das mensagens

Um horário por pessoa

Cada pessoa tem os seus dias e as suas horas, e as folgas e férias de cada uma marcam-se à parte. Quando o horário vive na agenda, e não num papel na parede, ninguém marca a uma hora em que essa pessoa não está.

Defina também as pausas — o almoço, o fim do dia mais cedo à sexta. Uma pausa que está na agenda é uma pausa que ninguém ocupa.

Quem faz cada serviço

Nem toda a gente faz tudo. Diga, serviço a serviço, quem o faz: as madeixas só com quem faz cor, a massagem desportiva só com o terapeuta certo. Assim, um cliente nunca marca um serviço com quem não o faz, e não é preciso desmarcar ninguém depois.

Deixar o cliente escolher — ou não

Há clientes que só querem a Rita, e outros que querem a primeira hora livre. Os dois devem poder marcar: com a pessoa que preferem, ou com «qualquer pessoa», ficando com quem estiver livre àquela hora.

Se prefere distribuir os clientes novos você mesmo, pode aprovar cada marcação antes de ficar confirmada, para toda a equipa ou só para algumas pessoas.

Cada um vê a sua agenda

Cada pessoa da equipa deve ter o seu acesso, e ver as suas marcações no telemóvel sem depender de quem está na receção. O dono vê tudo — o dia em colunas, uma por pessoa —, e cada um recebe só os avisos das suas marcações.

Como o Milu ajuda

No Milu, cada pessoa da Equipa tem o seu horário, as suas folgas e os serviços que faz, e o cliente escolhe com quem marca na página, ou fica com a primeira hora livre. A agenda do dia mostra uma coluna por pessoa; cada pessoa pode ter o seu acesso, ver as suas marcações no calendário do telemóvel e receber avisos só das suas. E o preço da agenda não muda com o tamanho da equipa.